Албан баримтыг хөтлөхөөс эхлэн цахим архив үүсгэх технологийн мэдээллийн процессын хялбар хэрэглээ, эмх цэгц, харилцан уялдаа холбоотой удирдах арга зүйг тогтоох шаардлагатай уялдуулан гаргасан арга зүйн ном юм. Архивын баримтыг цахимжуулснаар мэдээллийн процессыг (хүлээн авах, боловсруулах, хадгалах, дамжуулах, ашиглах, хамгаалах) түргэн шуурхай, хүртээмжтэй болгоно.